Politika e Privatësisë dhe Pajtueshmërisë

1. Fushëveprimi dhe përgjegjësia

Kjo politikë zbatohet për vizitorët, aplikuesit individualë, bizneset dhe përfaqësuesit e tyre, si dhe për përdoruesit komunalë që përdorin e-Aplikimet. Komuna e Prishtinës është përgjegjëse për përpunimin e të dhënave në kuadër të kompetencave të saj ligjore dhe administrative.

Platforma përdoret për regjistrim, aplikim, shqyrtim, faturim, evidentim të pagesave, lëshim dhe verifikim të lejeve, inspektime, gjoba digjitale, komunikime dhe raportim.

2. Të dhënat që përpunohen

Në varësi të llojit të lejes dhe rolit të përdoruesit, mund të përpunohen:

• të dhëna identifikuese dhe kontakti, përfshirë emrin, emailin e verifikuar, numrin personal ose numrin e biznesit kur kërkohet;
• të dhëna për biznesin, operatorin, përfaqësimin e autorizuar dhe kontekstin e biznesit të zgjedhur gjatë hyrjes;
• të dhëna për automjetin, targën, pronësinë, regjistrimin, kontrollin teknik, sigurimin dhe dokumentet përcjellëse;
• formularë aplikimi, fusha të konfigurueshme, dokumente të ngarkuara, komente, korrigjime, vendime dhe historikun e procesit;
• fatura, UNIREF-in 16-karakterësh, tarifat, referencat bankare, pagesat, alokimet, kthimet dhe rakordimin financiar;
• lejet e lëshuara, vlefshmërinë, statusin, verifikimet publike, inspektimet, dëshmitë dhe gjobat;
• mesazhe dhe njoftime, përfshirë gjendjen e dërgimit përmes Microsoft Graph;
• të dhëna sigurie dhe auditimi, si koha e hyrjes, adresa IP kur është e nevojshme, identifikuesi i sesionit, veprimet e rëndësishme dhe rezultatet e autorizimit.

Fjalëkalimet ruhen vetëm si vlera të përmbledhura në mënyrë të sigurt. Kodet njëpërdorimëshe dhe tokenët e verifikimit ose rikuperimit nuk ruhen në formë të lexueshme.

3. Qëllimet dhe baza e përpunimit

Të dhënat përdoren vetëm për administrimin e shërbimit publik, zbatimin e kërkesave ligjore dhe administrative, verifikimin e identitetit dhe autorizimit, mbrojtjen e platformës, përpunimin e aplikimeve dhe pagesave, lëshimin e lejeve, inspektimin, komunikimin me palët dhe përmbushjen e detyrimeve të auditimit e raportimit.

Platforma kërkon vetëm të dhënat që lidhen me llojin dhe versionin e lejes së zgjedhur. Kërkesat e dokumenteve, tarifave dhe rrjedhës së miratimit ruhen me version, në mënyrë që rregullat e reja të mos ndryshojnë prapa aplikimet, faturat ose lejet ekzistuese.

Kontrolli me inteligjencë artificiale për përshtatshmërinë e dokumenteve është i çaktivizuar. Aktivizimi i ardhshëm kërkon vlerësim dhe miratim të veçantë dhe nuk mund të zëvendësojë vendimmarrjen njerëzore pa një politikë të miratuar.

4. Qasja, marrësit dhe publikimi

Qasja u jepet vetëm përdoruesve të autorizuar sipas rolit, biznesit të përfaqësuar, pronësisë, caktimit të rastit dhe ndarjes së detyrave. Administratorët nuk marrin automatikisht kompetenca për miratim, pagesa, lëshim lejesh ose inspektim.

Të dhënat mund t'u vihen në dispozicion njësive kompetente komunale, ofruesve të autorizuar të infrastrukturës dhe sigurisë, Microsoft Graph për dërgimin e emaileve, si dhe institucioneve të tjera kur kërkohet nga ligji. Të dhënat nuk shiten dhe nuk përdoren për reklamim tregtar.

Verifikimi publik i lejes bëhet vetëm me token të vështirë për t'u hamendësuar. Rezultati publik kufizohet në numrin dhe llojin e lejes, statusin dhe datat e vlefshmërisë, si dhe targën e plotë të automjetit të lidhur. Numri personal, numri i biznesit, dokumentet, adresa dhe të dhënat financiare nuk publikohen. Kërkimi publik sipas targës ose numrit personal nuk ofrohet.

5. Siguria, hyrja dhe kodi njëpërdorimësh

Pas verifikimit të fjalëkalimit, përdoruesi vendoset në një sesion të kufizuar në pritje të verifikimit. Platforma gjeneron një kod njëpërdorimësh dhe Microsoft Graph e dërgon atë në emailin e verifikuar. Qasja e plotë krijohet vetëm pasi kodi të verifikohet me sukses.

Kodet janë jetëshkurtra, të përdorshme vetëm një herë, të kufizuara në numër tentimesh dhe anulohen kur kërkohet një kod i ri. Sesioni në pritje nuk mund të hapë të dhënat e aplikimeve ose funksionet e stafit.

Platforma përdor kontroll të qasjes, ndarje detyrash, sesione të mbrojtura, mbrojtje CSRF, kufizim kërkesash, regjistra auditimi, enkriptim të komunikimit, validim të skedarëve, ruajtje jashtë dosjes publike dhe shkarkim të kontrolluar. Megjithatë, asnjë sistem nuk mund të garantojë eliminimin absolut të çdo rreziku.

6. Dokumentet, pagesat dhe gjurmët e auditimit

Dokumentet ruhen me emra të brendshëm të rastësishëm dhe nuk kanë lidhje publike të drejtpërdrejta. Skedarët kontrollohen për madhësi, lloj dhe përmbajtje të lejuar. Versionet e përdorura në një aplikim të dorëzuar ruhen si referenca ose pamje të pandryshueshme.

Faturat e lëshuara, rreshtat e faturës, pagesat e postuara dhe lejet nuk ndryshohen ose fshihen në heshtje. Korrigjimet realizohen me veprime të lidhura, arsye të detyrueshme dhe gjurmë auditimi. Informacioni i plotë i kartelave bankare nuk kërkohet nga kjo platformë.

7. Afatet e ruajtjes

Afatet përcaktohen në një tabelë të parametrizuar sipas klasës së regjistrit. Afati standard është shtatë vjet, përveç kur një afat tjetër kërkohet nga ligji, procedura administrative, auditimi, kontesti, arkivimi ose një ndalim i autorizuar i fshirjes.

Pas përfundimit të afatit, të dhënat fshihen, anonimizohen ose arkivohen në mënyrë të kontrolluar, sipas kategorisë dhe detyrimeve në fuqi. Kopjet rezervë trajtohen sipas ciklit të tyre të mbrojtur të ruajtjes dhe rikthimit.

8. Cookies dhe ruajtja në pajisje

Platforma përdor vetëm cookie teknikisht të nevojshme për sesionin, sigurinë dhe mbrojtjen e kërkesave. Nuk përdor cookie reklamimi. Çaktivizimi i cookie-ve të domosdoshme mund ta bëjë hyrjen dhe formularët të papërdorshëm.

9. Të drejtat e personit

Në pajtim me rregullat e zbatueshme dhe kufizimet e ligjshme, personi mund të kërkojë qasje në të dhënat e veta, korrigjim të pasaktësive, sqarim për përpunimin, kufizim ose kundërshtim, si dhe fshirje kur ruajtja nuk kërkohet më. Disa regjistra financiarë, të lejeve, auditimit ose procedurës administrative mund të duhet të ruhen edhe pas një kërkese për fshirje.

Kërkesat për të drejtat, pyetjet dhe ankesat paraqiten përmes kanaleve zyrtare të kontaktit të Komunës së Prishtinës. Para dhënies së të dhënave mund të kërkohet verifikim i identitetit dhe i autorizimit për biznesin përkatës.

10. Ndryshimet e politikës

Ndryshimet publikohen me version dhe datë të re. Kur ndryshimi ndikon në mënyrë thelbësore te përdoruesit, platforma mund të kërkojë pranim të versionit të ri para vazhdimit të përdorimit.